2　文書管理責任者は、管理規則第9条の規定による分類を、毎会計年度当初に、当該会計年度に発生する行政文書について行うものとし、当該会計年度当初の分類後において、新たに分類する必要が生じた場合は、その都度行うものとする。

2　前項本文の規定により総務課において受領した文書等は、次の各号に掲げるとおり処理し、配布するものとする。

3　主務課長は、所属職員をして毎日1回以上総務課長から文書等の配布を受けさせなければならない。ただし、出先機関にあっては、この限りでない。

2　ファクシミリ装置により受信した電磁的記録の受領については、前項の規定を準用する。

2　第7条第1項の規定により受領した電子文書又は同条第2項の規定により受領した電磁的記録は、文書取扱主任等が当該電子文書又は当該電磁的記録の内容を出力した用紙の余白に収受印を押印することにより収受しなければならない。

3　前条の規定により受領した電子申請等は、当該受領をもって収受がされたものとみなす。

4　文書取扱主任等は、必要に応じ、文書等の収受の事実を明らかにしておかなければならない。この場合において、収受した文書等が第11条第2号に規定する一般文書であって文書件名簿に記録することによる番号を付したものであるときは、当該番号を収受印の枠内に記載するものとする。

2　文書は、全て平易な口語体により、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、ペン書き、タイプ印字その他その記載が永続する方法を用いて記すものとする。

2　前項各号に掲げる文書のうち主務課長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

2　前項の発信者名は、市名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、市の組織内に向けて施行する文書にあっては、特に定めのあるものを除き、職名を用いるものとする。

2　本庁及び出先機関内の打合せ、部外者との折衝等を含め、前項各号に掲げる事項その他の事項に係る政策立案並びに事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(第4項において「打合せ等」という。)の記録については、文書を作成するものとする。

3　文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理責任者等が確認するものとする。この場合において、文書の作成に関し、当該文書管理責任者等より上位の職にある者から指示があったときは、当該上位の職にある者の確認を経るものとする。

4　部外者との打合せ等の記録の作成に当たっては、当該内容について当該打合せ等に出席した職員による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方(以下この項において「相手方」という。)の発言した部分等について相手方による確認等を経ることにより、文書の正確性を確保するものとする。この場合において、相手方の発言した部分等について記録を確定し難いときは、その旨を判別できるように記載するものとする。

2　職員は、前項の規定にかかわらず、軽易な事案にあっては文書の余白に朱書又は付箋で、定例的な事案であって処分の理由を記載する必要のないものにあっては帳票で起案することができる。この場合において、総務部長が別に定めるものを除き、当該文書若しくは当該付箋又は当該帳票の余白に処理印を押印しなければならない。

2　前項の場合において、合議を受けた者が、当該事案の処理に関し異議があるときは、合議を発した者と相互に協議して調整するものとし、調整ができないときは、意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。

3　第1項の場合において、回議すべき者が不在のときは、前条第2号及び第3号の規定の例によるものとする。

2　文書取扱主任等は、前項の文書審査に当たっては、第1節及び前節の規定に適合するよう審査し、必要があると認めるときは、起案の趣旨に反しない限度において起案者の意見を聴いて、これを修正することができる。

2　起案者は、第16条第2項の規定により起案した文書(帳票で起案したものを除く。)の決裁が終わったときは、当該起案した文書に決裁日を記載しなければならない。

2　前項の規定により供覧を行う場合においては、文書等の余白に朱書又は付箋若しくは適当な帳票を用い、収受した文書等に供覧の旨を表示して行うものとする。ただし、市長又は副市長への供覧が必要な文書等については、第16条第1項の起案用紙を用いて供覧するものとする。

2　前項の施行日を決定するときは、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

3　文書の施行日を決定したときは、起案文書並びに第13条第1項第1号及び第2号に規定する件名簿に施行日を記載しなければならない。

2　前項の規定により、浄書した場合は、起案者の上位の職にある者は、浄書した文書と決裁文書を照合しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、市の機関相互の文書又は文書管理責任者が文書の性質上、公印の押印を必要としないと認める文書には、公印の押印を省略することができる。

3　前項の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、文書管理責任者が当該表示をする必要がないと認めた文書にあっては、この限りでない。

4　前3項に定めるもののほか、公印の押印については、野田市公印規則(昭和46年野田市規則第10号)の定めるところによる。

2　本庁において文書等を送達しようとするときは、主務課の職員がこれを行うものとする。

3　文書取扱主任等は、文書等を発送又は送達したときは、必要に応じ、発送又は送達の事実を明らかにしておかなければならない。この場合において、第13条第1項の規定により記号及び番号を付した文書にあっては、同項第1号又は第2号に掲げる文書区分に応じ、同項第1号又は第2号に規定する件名簿に発送日又は送達日を記載しなければならない。

2　通信機器のうち電気通信回線に接続した電子計算機を使用して文書を送信するときは、当該文書に係る電子文書に電子署名を付し、又はこれに類する措置を講ずるものとする。ただし、第27条第2項の規定により公印の押印を省略できる文書(第4項において「公印省略文書」という。)にあっては、この限りでない。

3　電子署名カード(電子文書に電子署名を付し、併せて電子証明書(野田市行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例施行規則(平成21年野田市規則第36号)第2条第1項第3号に規定する電子証明書をいう。)を記録するために必要な情報を格納した媒体をいう。以下この項において同じ。)の管理者又は当該管理者が指名する者は、前項の規定により電子署名を付す場合であって電子署名カードを使用するときは、当該電子署名カードに係る電子署名を付す電子文書の確認をしなければならない。

4　通信機器のうちファクシミリ装置を使用して送信することができる文書の範囲は、公印省略文書であって、秘密の取扱いを必要としないものとし、当該文書を送信するときは、併せてファクシミリ送付票を送信するものとする。

5　前条第3項の規定は、第1項の規定により職員が文書を送信した場合に準用する。この場合において、同条第3項中「文書等」とあるのは「文書」と、「発送又は送達」とあるのは「送信」と、「発送日又は送達日」とあるのは「送信日」と読み替えるものとする。

2　管理規則第10条第2項の別に定める起算日は、行政文書による事務の処理が終わった日の翌日その他の行政文書の適切な管理に資すると文書管理責任者が認めた日とする。

3　簿冊等は、当該簿冊等に定められた保存期間の起算日の属する会計年度又は暦年ごとに区分するものとする。ただし、事務が数年次にわたるときその他2以上の会計年度又は暦年にわたり整理する必要があるときは、この限りでない。

4　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、前会計年度に区分するものとする。この場合において、当該文書を施行するために収受し、又は作成した行政文書に係る簿冊等への整理は、前会計年度において完了したものとみなす。

2　管理規則第12条第3項の規定により総務課長が指定した場所で保存する簿冊等又は管理規則第13条第2項の規定により総務課に移管した簿冊等を閲覧し、又は借覧しようとするときは、総務課長が別に定めるところにより、これを行うものとする。

3　前項の規定による借覧の期間は、2週間以内とする。ただし、長期間の借覧を必要とする場合において総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

2　文書管理責任者又は総務課長は、総務課長又は総務課市史編さん担当が別に定めるところにより、管理規則第13条第2項の規定による簿冊等の移管又は廃棄をしなければならない。

3　文書管理責任者は、管理規則第13条第2項の規定により簿冊等を廃棄したときは、当該簿冊等を廃棄した旨の記録を行うものとする。

4　管理規則第13条第3項の規定による協議に係る事務の処理は、総務課長又は総務課市史編さん担当が別に定めるところにより行うものとする。

5　管理規則第13条第6項の規定による協議の内容が記録された行政文書は、総務部長が別に定める期間保存しなければならない。

2　総務課長は、前項の承認を得た場合には、直ちに主務課長にその旨を通知しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(野田市文書管理細則及び文書の保存年及び種類に関する細則の廃止)

2　次に掲げる訓令は、廃止する。

(経過措置)

3　この訓令の施行の際現に前項第1号の規定による廃止前の野田市文書管理細則(以下「旧管理細則」という。)第70条第1項の規定により収蔵している文書又は同条第2項の規定により保管している文書の保存期間は、当該文書にこの訓令の施行の際現に定められている保存期間の残存期間と同一期間とする。

4　この訓令の施行の際現に旧管理細則第7章の規定による決裁、合議又は供覧の過程にある事項に係る決裁、合議又は供覧の手続については、なお従前の例による。

5　前2項に定めるもののほか、この訓令による改正前の野田市文書管理規程並びに旧管理細則及び附則第2項第2号の規定による廃止前の文書の保存年及び種類に関する細則の規定によりなされた事務処理の手続その他の行為は、この訓令中これに相当する規定がある場合には、この訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。