2　行政文書は、丁寧に取り扱い、処理過程を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理しなければならない。

2　総務課長は、行政文書を適正かつ円滑に管理するため必要があると認めるときは、実態を調査し、次条に規定する文書管理責任者に対し、報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。

2　文書管理責任者は、課及び出先機関の長をもってこれに充てる。

3　文書管理責任者は、それぞれの課及び出先機関の行政文書の管理に関する事務を統括する。

2　文書取扱主任は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に掲げる者をもってこれに充てる。

3　文書取扱主任は、文書管理責任者の命を受けて課又は出先機関における行政文書の管理に関する事務を処理する。

4　文書取扱副主任は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に掲げる者をもってこれに充てる。

5　文書取扱副主任は、文書管理責任者の命を受けて課又は出先機関における行政文書の管理に関する事務のうち別に定めるものを処理する。

6　文書担当者は、文書管理責任者が当該課又は出先機関の職員のうちから指定する。

7　文書担当者は、文書取扱主任又は文書取扱副主任の指示を受けて、その事務を補助する。

2　分類は、第1分類、第2分類及び第3分類の3段階とし、その基準は、別に定める。

2　前項の保存期間の起算日は、別に定めるもののほか、当該行政文書による事務の処理が終わった日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

3　第1項の規定にかかわらず、行政文書の保存期間について法令に別段の定めがある場合にあっては、当該法令で定められた期間を保存期間とする。

4　収入又は支出の証拠書類であって、その収入又は支出の原因となった契約その他の行為に係る債権の時効期間が別表に定める保存期間の年数を超えるものの保存期間の満了の日は、第1項の規定にかかわらず、当該時効の完成の日とする。

5　第1項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書の保存期間は、1年未満とすることができる。

6　前項各号に掲げる行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む文書その他の合理的な跡付け又は検証に必要となる行政文書は、第1項の規定の例により1年以上の保存期間を定めなければならない。

7　第2項から第4項までに規定するもののほか、文書管理責任者は、第1項の保存期間と異なる種別を新たに設ける場合は、総務課長に協議するものとする。

2　簿冊の保存期間及びその起算日は、当該簿冊に整理された行政文書の保存期間及びその起算日とする。

2　常時使用する必要がある簿冊等及び保存期間の種別が1年の簿冊等は、文書管理責任者が保存するものとする。

3　保存期間の種別が3年以上の簿冊等(常時使用する必要がある簿冊等を除く。)は、本庁にあっては総務課長が指定する場所において保存するものとする。ただし、出先機関にあっては、この限りでない。

4　文書管理責任者は、簿冊等に整理されている行政文書のうち、次の各号に該当するものについては、保存期間が満了したときであっても、当該各号に掲げる期間が経過するまでの間、当該行政文書の保存期間を延長しなければならない。

5　文書管理責任者は、前項の規定による行政文書の保存期間の延長を行うときは、当該行政文書を簿冊等から分割し、当該行政文書と同一の事由により保存期間の延長を行う行政文書と同一の簿冊に整理することにより保存するものとする。ただし、当該簿冊等に整理されている全ての行政文書について保存期間の延長を行う場合は、この限りでない。

6　文書管理責任者は、保存期間の満了した簿冊等について、職務の遂行上必要があると認めるときは、引き続き保存する必要があると認める限度において、保存期間を延長することができる。

7　文書管理責任者は、第4項又は前項の規定による簿冊等の保存期間の延長を行うときは、総務課長に届け出なければならない。

8　第4項又は第6項の規定による簿冊等の保存期間の延長が行われた場合における当該簿冊等に整理された行政文書の保存期間は、当該延長が行われた後の簿冊等の保存期間とする。

2　文書管理責任者は、保存期間が満了した簿冊等について、前項の規定による定めに基づき、総務課に移管し、又は廃棄しなければならない。

3　文書管理責任者は、前項の規定により、簿冊等を移管し、又は廃棄しようとするときは、あらかじめ、総務課長に協議し、その同意を得なければならない。

4　文書管理責任者は、第2項の規定により総務課に移管する簿冊等について、総務課において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

5　簿冊等を廃棄する場合においては、秘密を要するものについては焼却、裁断、消去又は溶解をするものとし、印影、紋章等他に流用されるおそれのあるものについてはこれを塗抹又は裁断により他に流用できないようにしなければならない。

6　文書管理責任者は、特別の理由により、簿冊等又はこれに整理された行政文書の一部を保存期間が満了する前に廃棄しようとするときは、あらかじめ、総務課長に協議し、その同意を得なければならない。

7　内容が軽易で保存する必要のない行政文書は、当該行政文書による事務の処理が終わった後廃棄するものとする。

8　第5項の規定は、前項の規定による廃棄をする場合について準用する。

2　総務課長は、前項に規定するファイル管理表を取りまとめ、一般の閲覧に供するものとする。

(施行期日)

1　この規則は、令和6年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日前になされた文書の分類及び保存期間の設定は、この規則の相当規定によりなされた文書の分類及び保存期間の設定とみなし、この規則の施行の日前に作成されたファイル管理表はこの規則の相当規定により作成されたファイル管理表とみなす。

3　前項の規定にかかわらず、この規則の施行の際現に永年の保存期間を設定し、保有している行政文書(市政の重要事項に関わり、市の活動や歴史を検証する上で重要な資料に該当するものとして保存している文書を除く。)は、長期の保存期間を設定したものとみなす。