○野田市文書管理細則

昭和45年9月1日

野田市訓令第11号

注 平成18年3月から改正経過を注記した。

第1章 総則

(目的)

第1条 この細則は野田市文書管理規程(昭和45年野田市訓令第10号)第5条の規定により、野田市における文書の管理統制並びに処理の方法について定めることを目的とする。

(定義)

第1条の2 この細則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、野田市行政組織規則(昭和54年野田市規則第25号。以下「行政組織規則」という。)に定める本庁機関及び出先機関が保有しているものをいう。

(2) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(平30訓令7・一部改正)

(総務課長の職務)

第2条 総務課長は、文書の収受、配布、審査、浄書、印刷、発送、保存、廃棄の事務を集中的に管理し、あわせて文書事務を掌理する。

2 総務課長は、行政組織規則に定める本庁機関及び出先機関における文書処理状況に関して随時調査し指導しなければならない。

(各課長の職務)

第3条 行政組織規則別表第1別表第1の2別表第1の3別表第3別表第4及び別表第5に掲げる課等(以下「各課」という。)の長(以下「各課長」という。)は、この細則の定めるところにより、各課における文書事務が迅速適正に処理されるよう職員を指導しなければならない。

2 各課長は、課内における次の事務を掌理する。

(1) 文書の収発及び配布に関すること。

(2) 文書事務処理の促進に関すること。

(3) 完結、未完結文書の保管及び保存のための引継ぎに関すること。

(4) 文書、図書及び簿冊等の課内管理に関すること。

(5) その他課内における文書の取扱上必要な管理に関すること。

(令4訓令2・一部改正)

(文書取扱主任及び副主任)

第4条 各課に文書を処理するために文書取扱主任及び文書取扱副主任を各1人を置く。

2 文書取扱主任は、その課の係長のうちから課長が指名する。ただし、特に必要と認めたときは、その他の職員のうちから総務課長に合議して課長が指名することができる。

3 文書取扱副主任は、その課の職員のうちから課長が指名する。

4 文書取扱副主任は、文書取扱主任を補助し、文書取扱主任に事故あるときはその職務を代理する。

(平19訓令6・一部改正)

第2章 文書の区分

(文書の区分)

第5条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書の区分は次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

3 令達文書の区分は次のとおりとする。

(1) 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対して命令するもの

(2) 内訓 所属の職員に対し機密の事項を命令するもの

(3) 達 特定の団体又は個人に対して特定の事項について一方的に指示し又は命令するもの

(4) 指令 特定の団体又は個人からの申請若しくは出願に対し、権限に基づいて許可、認可、承認をなし又は指示命令するもの

(5) 辞令 職員の任免、給与その他身分等に関し命令するもの

4 公示文書の区分は次のとおりとする。

(1) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づき公式に広く一般に周知させるために公表するもの

(2) 公告 一定の事項を特定の多人数又は一般に周知させるために公表するもの

5 一般文書の区分は次のとおりとする。

(1) 通達 法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目等に関する事項について所属の機関又はその職員に対して指示し、又は命令するもの

(2) 依命通達 上司からの命を受けて特定事項を自己の名で発するもの

(3) 上申 上司又は上部官庁に対して意見又は事実を述べるもの

(4) 内申 上申のうち機密に属するもので、主として部内の人事関係事項について述べるもの

(5) 答申 諮問を受けた機関が、その諮問事項について意見を述べるもの

(6) 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

(7) 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの

(8) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの

(9) 送付 特定の相手方に対して物品、書類を送付しその受領を要求するもの

(10) 報告 ある事実について、その経過等を上司に又は上部の機関に知らせるもの

(11) 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの

(12) 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの

(13) 進達 個人又は団体等から受理した書類、その他物件を上司又は上部機関に差し出すもの

(14) 副申 進達する文書に意見を添えるもの

(15) 申請 許可、認可、承認、補助等一定の行為を請求するもの

(16) 願 一定の事項を願出るもの

(17) 届 一定の事項を届出るもの

(18) 許可 一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの

(19) 陳情 特定の事項につき実情を訴えて必要な措置を求めるもの

(20) 建議 附属機関がその属する機関に対して自発的に意見又は希望等を申し出るもの

(21) 協議 相手方の同意を求めるもの

(22) 伺 特定の事項につき上司の意思決定を求めるもの

(23) 嘱託 特定の相手方に対して事務処理その他特定事項を依頼するもの

(24) 復命 上司から命ぜられた用務の経過、内容及び結果について報告するもの

(25) 供覧 上司の閲覧に供するもの

(26) 回覧 職員相互又は特定の相手方若しくは一般に見せ合うもの

(27) 証明 特定の事実又は法律関係の存在を公に証明するもの

(28) 議案 議会に対して議決を求めるもの

(29) その他 式辞、祝辞等の文書、案内状、礼状等の簡易文書、審査請求書、訴願書等の争訴関係文書、その他請願書、意見書、賞状、表彰状、感謝状、申込書、見積書、契約書、請求書、受領書等の類で前各号以外のもの

(文書の左横書き)

第6条 文書はすべて左横書きとする。ただし次に掲げるものを除く。

(1) 法令の規定により様式等について横書きが困難なもの

(2) その他市長が特に縦書きを適当と認めたもの

(文書処理の年度)

第7条 文書処理に関する年度区分は、次のとおりとする。

(1) 法規文書(訓令を含む。) 暦年

(2) 令達文書 会計年度

(3) 公示文書 暦年

(4) 議案 暦年

(5) 一般文書 会計年度。ただし、総務課長が必要と認めたものは、暦年によることができる。

(文書記号及び収発番号)

第7条の2 文書には、次の各号により文書記号(以下「記号」という。)及び収発番号(以下「番号」という。)を付さなければならない。

(1) 法規文書 記号は、市名の次にそれぞれの文書区分名を付け、番号は暦年ごとに一連番号を総務課において例規件名簿に記録し、表示する。

(2) 令達文書 次の区分により表示する。

 訓令 記号は、市名の次に「訓令」と付け、番号は暦年ごとに一連番号を総務課において令達件名簿に記録し、表示する。

 内訓 達 指令 記号は、市名の次にそれぞれの文書区分を付け、別表に定める記号を付け、番号は、会計年度ごとに一連番号を各課において令達件名簿に記録し、表示する。

(3) 公示文書 記号は、市名の次にそれぞれの文書区分名を付け、番号は暦年ごとに一連番号を総務課において公示件名簿に記録し、表示する。

(4) 議案 記号は、「議案」、「認」又は「諮問」と表示し、番号は議会開会ごとにそれぞれ一連番号を総務課において表示する。

(5) 一般文書(議案を除く。) 記号は、別表に定める。番号は、会計年度ごとに一連番号を各課において件名簿に記録し、表示する。ただし、次に掲げる文書については、この限りでなく記号及び番号の表示並びに件名簿の記録を省略することができる。

 部外者からの文書で、供覧及び定例的報告等

 賞状 表彰状 感謝状

 契約書

 前に掲げるもののほか、特に必要がないと総務課長が認めた文書

(平31訓令3・令4訓令2・令5訓令2・一部改正)

第3章 収受

(文書の収受)

第8条 到着した文書その他の物件は総務課において収受する。

2 前項の文書中で野田市で受領すべきでないものがあるときは、文書担当係長は直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

3 第1項の文書中で郵便料金の不足又は未払のものがあるときは、官公署から発送されたもの又は総務課長において必要があると認めたものに限り、その不足又は未払の料金を支払って受領することができる。

(平19訓令8・一部改正)

(開封)

第9条 総務課において受領した文書は、次に掲げるものを除き開封して各課に配付する。

(1) 親展文書。ただし、配付先不明のものは除く。

(2) 秘の表示のあるもの及び個人あてのもの

(3) あて名が各課(所管課)を明記してあるもの

(添付物のある文書の取扱い)

第10条 開封した文書で、金券、有価証券、現金、郵便切手等(以下「金券等」という。)を添付してある文書は、その余白に金券等の種類及びその金額又は数量を記入しなければならない。

2 金券等以外の物を添付してある文書について、取扱いの都合により添付物を分離して配付する必要があるときは、前項の規定を準用する。

3 前2項の場合において、金券等又は添付物が欠けているときはその文書の余白にその旨を記入して所管課に配付しなければならない。

(平19訓令8・一部改正)

(勤務時間外で受領した文書)

第11条 勤務時間外に到着した文書は、夜間休日守衛が受領し翌日(翌日が休日のときは直近の勤務すべき日)速やかに総務課に回付しなければならない。

2 前項によって受領した文書の中で、急を要すると認められるものについては所管課長に即刻その内容を報告しなければならない。

第12条 削除

(収受)

第13条 処理を必要とする文書は次の各号に掲げるものを除き、その文書の表面に起案用紙を添付しなければならない。

(1) 金券等及びこれに準ずるもの

(2) 辞令及びこれに準ずるもの

(3) 新聞並びにその類

(4) 雑誌並びにその類

(5) カタログ、ポスター、パンフレット、チラシ等並びにその類

(6) 私文書、あいさつ状、案内状等並びにその類

(7) 第14条第1項の文書

(8) 前各号のほか総務課長が起案用紙の添付の必要がないと認めた文書

(平31訓令3・一部改正)

(収受の例外)

第14条 基本台帳に関連した定例的、定型的な届書、申請書、通知書など又は一時に多数を収受する文書等は、第8条の規定にかかわらず直接所管課が収受する。

2 前項の規定によって収受した文書には、各課において適宜の日付入受付印の押印若しくは収受年月日を記入しなければならない。

3 前項の収受年月日は、文書を収受した日とし、所管課長が特に指示した場合を除き収受日付を変更してはならない。

4 第1項に規定する文書で、起案用紙の添付を必要とするときは、各課長は総務課長と協議しなければならない。

第15条 削除

第4章 集配

(2課以上にわたる文書の配付)

第16条 2課以上に関係のある文書は、最も関係の深い課で受理し、他の関係課には写を作成して送付しなければならない。

2 前項の文書で、いずれの課で受理すべきか決定し難いときは総務課長に合議して決定しなければならない。

(受理すべき課の不明の文書)

第17条 受理すべき課の不明の文書があるときは、総務課長は事務分掌に基づき受理すべき課を決定しなければならない。

2 前項によっても決すべきことが困難であるときは、総務課長は総務部長の意見を求めて決するものとする。

(誤配付の処置)

第18条 各課長は配付を受けた文書中、所管に属しないものがあるときで、他の課において受理すべきことが明らかである場合は直ちにその所管課に回付し、その所管課が明らかでないときは直ちに総務課長に回付しなければならない。

2 前項後段にかかわる文書の回付を受けた総務課長は、前条の規定により処置しなければならない。

(親展文書の取扱い)

第19条 親展文書は、封のまま封筒の表面の一部に受付印を押し、特殊文書収発簿に記入し、市長及び副市長あてのものは総務部長に、その他のものは名あて人に配付して受領印を求める。

2 前項の規定により親展文書の配付を受けた総務部長は開封し、市長あてのものは市長の閲覧に供し、市長が自ら処理するものを除き副市長に配付し、副市長あてのものは副市長の閲覧に供し、副市長が自ら処理するものを除き、所管課長に配付する。

3 前2項の規定により親展文書の配付を受けた課長は、一般文書と同様に処理しなければならない。

4 部内秘に属する文書は、法令に定めのあるものを除き、市政推進室長において機密文書収発簿に登録し、市政推進室において管理保管しなければならない。

5 その他親展文書の配付を受けた者で、その文書が公用であり部内秘に属しないものであるときは、課に属する文書取扱主任に提出して、一般文書として処理しなければならない。

(平19訓令6・平29訓令1・平31訓令3・一部改正)

(金券等の取扱い)

第20条 金券等(謄抄本交付申請、諸証明交付申請等の金券等を除く。)は、文書と分離し、金券収受票2葉に記入し、歳入費目を記入してから、1葉は所管課で保管し、残り1葉は会計管理者に受領印を求めて金券等を送付する。

2 会計管理者受領印のある金券収受票は、総務課に回付し総務課長が管理する。

(平19訓令6・平31訓令3・一部改正)

(訴願書等の取扱い)

第21条 訴願、訴訟、審査請求等の到着の日時が効力に影響を及ぼす文書は、欄外に到着日時を明記して文書担当係長が押印して総務課長に回付する。

2 前項により回付を受けた文書は、特殊文書収発簿に記入の上封筒を添えて親展文書に準じて配付する。

(平28訓令3・一部改正)

(入札書等の取扱い)

第22条 封筒に入札書又は見積書の表示のあるものは、封筒の表面の一部に受付印を押し到着日時を明記して総務課長に回付する。

(電報の取扱い)

第23条 電報は私用のものを除き、台紙に貼り、受付印を押し、特殊文書収発簿に記入の上親展文書に準じて即刻配付する。

2 慶弔電報に属するもので、そのものによって事務処理を必要としないものは前項の規定は適用しない。

第24条 削除

(平19訓令8)

(図書、物品等の取扱い)

第25条 図書、物品等は直接所管課に配付する。

(個人あての郵便物等の取扱い)

第26条 個人あての郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物(以下次項において「郵便物等」という。)は、市長及び副市長あてのものは市政推進室長に、部長あてのものはそのあて名の部長に、その他のものは名あて人に属する課長に配付する。

2 前項により配付を受けた郵便物等が、公務に属する文書であるときは第13条の規定を適用する。

(平19訓令6・平19訓令8・平29訓令1・一部改正)

第5章 文書の処理

(配付文書の処理)

第27条 課長は文書の配付を受けたときは、所掌事務の確認を行ってから、課に属する文書取扱主任に回付する。

2 文書取扱主任は、文書に基づき件名簿に記録し、起案用紙を添付して課長に提出する。

3 起案用紙が添付された文書で、あらかじめ上司の指示を受ける必要があるものは、その文書を携行の上課長自ら上司の指示を受けなければならない。ただし、必要があると認めた場合は、担当係長若しくは担当者を同席させることができる。

4 あらかじめ上司の指示を求める必要のない文書は、次の各号により起案用紙に指示事項を記入の上担当係長に回付する。

(1) 処理担当係を明確に指示すること。

(2) 課内合議、課外合議、課外供覧の必要があると認められるものは、その係名、課名を指示すること。

(3) 参考資料等課外から収集の必要があると認められる場合は指示すること。

(4) 回答の要、不要を指示すること。

(5) 決裁区分欄の該当文字を○で囲むこと。

(6) その他文書処理上特に指示すべき事項があれば具体的に指示すること。

5 課長が自ら処理する文書にあっては、処理結果を起案用紙に記入しなければならない。

6 係長が自ら処理する文書にあっては、課長の指示により処理結果を起案用紙に記入しなければならない。

7 文書の配付を受けた担当者は、即日処理を原則として処置しなければならない。

(処理完了予定日指示の基準)

第28条 課長は文書の処理完了予定日(閲覧、合議又は決裁を完了する予定日)次の各号に掲げる基準によって指示しなければならない。

(1) 回答、その他施行を要するものについては期日前3日までに。

(2) 単に閲覧に供するものについては、指示の日から3日以内

(3) 特定事項について調査を命じられ又は会議に出席することを命じられた者は、調査終了後又は帰庁の日から3日以内

(4) 回答又は報告を要する文書で、期日の指定のあるものは指定期日までに、浄書日数を含めて相手方に到着し得るよう配慮した日

(未処理文書の取扱い)

第29条 担当者は、配付された文書で処理しなければならないもののうち、勤務時間中に処理が完了しないもの(以下「未処理文書」という。)は、勤務時間終了後課長が指示する場所に保管しなければならない。

2 未処理文書は翌日(翌日が休日のときは直近の勤務すべき日)、前日に引き続き処理しなければならない。

(担当者不在の場合の処理)

第30条 課長は、担当者不在で即刻処理を必要とする文書の配付を受けたときは、代って処理すべき者を命じて処理させなければならない。

2 前項によって処理すべき者が不在であるときは、上司の指示を受けるものとする。

(例規文書の取扱い)

第31条 上部官庁からの訓令、指令、通達等例規となるべきものは、当該文書及び起案用紙の上部欄外に「例規」と朱書して供覧処理しなければならない。

第6章 起案

(文書の起案)

第32条 起案とは、事務処理の発議をいい(電話による重要事項の収発を含む。以下「起案」という。)できるだけ発議の内容について具体的に表示しなければならない。

2 起案に当たっては、次の各号により文書を作成しなければならない。

(1) 起案するときは起案用紙を使用すること。

(2) 件名はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。

(3) 起案について経費を伴う場合は、経費の概算と支出科目を明記すること。

(4) 伺の必要があるものは、件名の前に「伺」の表示をすること。

(5) 起案に当たって参考とした資料、参照すべき法令の条文は記載するか又は添付し立案の経過や根拠を明らかにすること。

(6) 起案文書には、立案の経過を明らかにするためできるだけ関係書類を年月日順に下から上にし、一括して添付すること。

(7) 起案文書には、部、課、係名及び起案年月日並びに起案者氏名を記入し、その責任を明らかにすること。

(8) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添付すること。

(9) 発送文書の起案は原則として口語体を用い、漢字は努めて当用漢字を用いること。

(10) 文章は簡単に分かり易く、かつ正しく記入し、訂正した箇所は2線で削除すること。

(11) 起案文書はインク又は墨で記入するのを原則とする。

(12) 発議番号は、件名簿により記入すること。

(議案の取扱い)

第33条 市議会で議決を求める起案は、決裁を得た後関係書類を添えて総務課に送付する。

(例規事項)

第34条 条例、規則、規程及びこれに類するもので、制定、改正、廃止の起案は、あらかじめ総務課長に合議した後決裁を得なければならない。

(電話)

第35条 緊急を要する事件で電話による回答を求められたときは、その事件が重要でないものに限り即時回答することができる。

2 事件の内容が重要若しくは異例に属するもの又は後日の参考、証拠となると認められるものは、その要旨を起案用紙に記入して処理しなければならない。

(広報等)

第36条 市報その他の文書をもって、広く市民に広報すべきものは、その原稿をPR推進室長に提出しなければならない。

2 前項により原稿の提出を受けたPR推進室長は、文意を変えない程度において修正し、簡潔で正しく市民にその目的が達せられるように努めなければならない。

(平31訓令3・令4訓令2・一部改正)

(保存年数)

第37条 課長は起案文書の回付を受けたときは、査閲後必要とする保存年数を記入しなければならない。

第38条 削除

第7章 決裁、合議、供覧

(決裁の区分)

第39条 決裁は、市長決裁、副市長専決、理事専決、局長専決、部長専決、会計管理者専決、課長専決及びPR推進室長専決とする。

2 前項の決裁区分は、野田市事務決裁規程(昭和45年野田市訓令第5号)の定めるところによる。

(平19訓令6・令4訓令2・一部改正)

(起案文書の回議)

第40条 起案文書は当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て、その決裁権限を有する者に回議し決裁を受けるものとする。

2 起案文書の回議が課長で済む場合は次長以上の上司の欄を抹消し、部長で済む場合は局長以上の上司の欄を抹消し、局長で済む場合は理事以上の上司の欄を抹消し、理事で済む場合は副市長以上の上司の欄を抹消し、副市長で済む場合は市長の欄を抹消して回議する。

(平19訓令6・一部改正)

(課内合議)

第41条 回議は、係員、係長、課長補佐の順に合議した後課長に合議する。

2 合議を受けた課長はその内容を査閲し、その処理が指示に基づき、かつ当を得たものであると認められるときは、課長欄に押印する。

3 前項において、課長専決事項にかかわるもので、浄書若しくは発送を要しないものは、件名簿に完結の旨の表示をしなければならない。

(課外合議)

第42条 他の課に関係ある回議案は、所管課長の査閲を経た後関係課に合議する。

2 合議は関係の深い課から順次行うものとし、回議案に合議先を記入しなければならない。

3 合議を受けた関係課において、所管課と意見を異にするときは所管課長は上司の指示を受けなければならない。

4 合議を経た回議案について、改廃しようとするときは更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項については、関係課に連絡の上同意を得て処理することができる。

5 他の課に関係ある文書の課外回覧については、第1項の規定を準用する。

6 合議を受ける責任者は課長とする。ただし、合議文書は当該係長を経由するものとするが、必要のあるものについては係員を経由することができる。

7 合議を受けた文書は直ちに査閲し、同意、不同意等の決定をしなければならない。ただし、止むを得ざる理由によって直ちに意思決定が不能の場合は、その理由及び査閲に要する日時を所管課に通知しなければならない。

(同時合議)

第43条 緊急に処理を要する回議案で複雑なもの又は合議課が多い場合は、前条の規定にかかわらず回議案の写を作成し、関係課長の出席を求めて会議を開き(以下「同時合議」という。)合議することができる。

2 前項において止むを得ざる理由によって課長が出席できない場合は、所属の職員を指名して出席させることができる。

3 同時合議において意見が一致しないときは、同時合議を求めた課長が意見を調整して再び会議を開き、なお意見が一致しないときは上司の指示を受けて処置しなければならない。

(合議後の変更)

第44条 合議文書が合議したときの趣旨と異って決裁されたとき又は中途で廃棄となったときは、合議した課長にその旨を報告しなければならない。

2 決裁済文書を廃止にし又は施行を保留すべき必要を生じたときは、理由を付して上司の承認を受けるとともに合議した課長にその旨を報告しなければならない。

(特定課長への合議)

第45条 次にかかげる起案文書は総務課長に合議しなければならない。

(1) 議会に提出する案件

(2) 第5条に規定する法規文書、令達文書、公示文書

(3) 法令の解釈及び運用に関する条件

2 次にかかげる起案文書は、総務課長に合議しなければならない。

市長の決裁を要する契約書案(予算に関係のない常例的なものは除く。)

(決裁年月日の記入)

第46条 決裁者の決裁を受けた者は、直ちにその決裁文書に決裁年月日を記入する。

(不在代行)

第47条 決裁者が不在の場合は、事務の促進をはかるため野田市事務決裁規程第4条の規定に定める者が不在代行しなければならない。

(供覧)

第48条 市長又は副市長の閲覧を要する文書の供覧については、第40条の規定を準用する。

(平19訓令6・一部改正)

第8章 浄書、印刷

(浄書の方法)

第49条 発送文書は、原則として総務課において浄書する。

2 総務課での浄書はタイプライターその他の印刷機を用い、筆記による原紙作成は浄書要求課において作成する。ただし、浄書が緊急を要するもの又はタイプライターによる浄書が不適当と認められるものについては、総務課長は浄書要求課をして浄書させることができる。

3 浄書が止むを得ない理由によって要求月日に遅れる場合は、総務課長は浄書要求課長と協議し了解を得なければならない。

4 浄書要求をする者は、要求月日に浄書が完了するように日時について必要日時を見込んで行い、総務課における浄書日程を乱すようなことをしてはならない。

(浄書の例外)

第50条 次にかかげる印刷物は原則として外注とする。ただし、総務課長が庁内での浄書が可能であると認められるものについてはこの限りでない。

(1) 予算書及び決算書

(2) 帳票、納税通知書等の類で一時に多数の印刷を行うもの

(3) 設計書、図面、図書の類

(4) 辞令、賞状、祝辞等

(5) 専門的技術を要するもの

(秘密文書)

第51条 秘密の取扱いを要する文書にあっては、起案者が自ら浄書し校正しなければならない。

(浄書要求)

第52条 浄書要求は、浄書依頼票を用いてしなければならない。

2 前項の浄書依頼票には必要事項の記入のほか原稿を添付する。

3 前項の原稿は、起案文書によるときは決裁済のものを添付し、その他の文書によるときは、所属の課長が事務処理上必要である旨の確認をしたものでなければならない。

(平31訓令3・一部改正)

(浄書の執行)

第53条 浄書担当係長は、浄書依頼票の回付を受けたときは、その内容を点検し押印して浄書担当者に回付する。

2 浄書担当者は、浄書依頼票にしたがって浄書し、照合の必要のあるものは浄書依頼者をして照合せしめ、印刷の必要のあるものは必要枚数を印刷しなければならない。

3 印刷は原則として電動印刷機(複写機を含む)を用いる。ただし、電動印刷機によることが、不適当、非能率的であると総務課長が認められるものにあっては、浄書要求課をして浄書させることができる。

(浄書の順位)

第54条 浄書の順位は、次の各号に掲げる順位による。

(1) 市長名をもって発するもの

(2) 第56条に定めるものの名をもって発するもの

(3) 法令の定めにより設置する委員会、事務局等の長の名をもって発するもの

(4) 市と密接な関係にある外部団体の長の名をもって発するもの

2 前項第4号にかかげるものにあっては、総務課長が必要と認めたものでなければならない。

(平31訓令3・一部改正)

(報告)

第55条 総務課長は、当該月に行った浄書状況をとりまとめ、翌月の10日までに市長に報告しなければならない。

第9章 文書の発送

(発信者)

第56条 発送文書は、法令に特別の定めのあるものを除き、市長名を用いる。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、市名、副市長名、部長名、課長名及び課名を用いることができる。

(平19訓令6・一部改正)

(発送、施行日)

第57条 発送又は施行の日は原則として浄書した日とする。ただし、これにより難いときは上司の定める日とすることができる。

2 発送又は施行の日について特に必要があるものは、その年月日を明示しなければならない。

3 前2項について、印刷枚数が著しく多数であるか又は浄書担当係において浄書文書が輻そうしているときは、あらかじめ総務課長に協議しなければならない。

(公印及び電子署名)

第57条の2 発送文書は、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

2 前項に定めるもののほか、公印の押印については、野田市公印規則(昭和46年野田市規則第10号)の定めるところによる。

3 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易なものについては電子署名を省略することができる。

4 電子署名を行うために必要な手段その他の事項は、別に定める。

(発送の方法)

第58条 文書の発送は、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下次項において「郵便等」という。)による発送、使送又は通信回線を利用した送信の方法によるものとする。

2 郵便等による発送は、所定の封筒(別に定めるものを除く。)を使用し、所管課において行うものとする。

3 郵便による発送は、料金後納扱いとする。ただし、後納扱いとし難いときは、郵便切手又は郵便葉書を使用することができる。

4 料金後納扱いには、封筒の表面の所定の箇所に、料金後納便である旨の印を押印し、料金後納郵便物差出票に必要事項を記入して所管課において発送し、後納郵便物等取扱票を総務課に提出する。

5 総務課は、前項の後納郵便物等取扱票を受理したときは、内容を点検し、必要な処理を行った後所管課に回付する。

6 総務課では、毎月末に各課の郵便料金を算出して通知しなければならない。

7 郵便切手又は郵便葉書を使用した場合は、郵便切手受払簿に記入し、前項の規定を準用する。

8 民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第6項に規定する一般信書便事業者又は同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送は、所管課において行うものとする。

9 使送によるものは、一般使送と特別使送とに区分し、一般使送は送付先を明記し、特別使送によるものは文書送達簿に記入して、所管課において発送するものとし、その区分及び取扱いは次の各号による。

(1) 特別使送による文書とは、金券等を添付したもの、権利の得そうに関するもの、議案その他重要な文書で相手方の受領印を必要とするもの

(2) 一般使送による文書とは前号に規定する以外のものをいう。

(3) 一般使送による文書は、努めて封筒を用いないように心掛けなければならない。

10 通信回線を利用した送信による発送は、所管課において行うものとする。ただし、総合行政ネットワーク文書については、別に定める。

(平19訓令8・平31訓令3・一部改正)

(料金節減の取扱い)

第59条 文書の発送は各種の取扱いを比較して、最低の料金で行うよう努めなければならない。

(平19訓令8・一部改正)

(発送後の処置)

第60条 文書の発送が終了したときは、次の各号によって処置しなければならない。

(1) 起案文書に発送月日を記入すること。

(2) 件名簿に発送の旨の表示とその月日を記入する。

(3) 回答、調査等を依頼した文書であるときは、依頼した月日とその旨を件名簿に記入する。

(4) 件名簿に記録された文書で完結したときは、その文書並びに件名簿に完結の旨の表示と月日を記入しなければならない。

第10章 保管及び保存

(保管の原則)

第61条 文書は常に整理し、重要なものは非常災害に備えて支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(整理の区分)

第62条 文書はすべて処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)及び未処理の文書(以下「未完結文書」という。)に区分して整理し、管理しなければならない。

2 課長は、未完結文書の処理の促進について、常に担当係長に命じて早急に完結するよう適切な指示を与えなければならない。

3 課長は、完結文書については、正しく処置済であるかを確認し、文書の性質ごとに区分して必要な管理を行わなければならない。

4 起案用紙を用いず又は件名簿に記録されない文書で、所管課長が保管を必要と認めた文書は、記録外文書として前項に準じて一括保管する。

5 帳票及び伝票等の保管については、法令に定めあるものを除き、別に定める。

(整理及び保管)

第63条 文書の整理及び保管については、文書分類表によって行うものとする。

2 前項の実施期日及び方法については別に定める。

(保管期間及び貸出し)

第64条 課に保管された文書(以下「保管文書」という。)は文書完結の日の属する年度の翌年度を経過するまで保管する。

2 前項の保管期間は、保存年限に加算する。

3 課の保管文書を所属外の職員に貸出しをするときは、その文書の所管課の長の許可を必要とする。

4 前項により保管文書の貸出しを行った時は、課長はこれを記録し、紛失、汚損等のないように適切な指示を与えなければならない。

(年度末未完結文書)

第65条 毎年度末の未完結文書は、処理中又は決裁中のものを除き、所属の係別に一括して課長が管理する。

2 課長は、未完結文書について、件名簿に年月日処理中の旨を表示する。

3 未完結文書が完結したときは、完結した日の属する年度の文書として取扱う。

(文書の引継ぎ)

第66条 保管文書は、保管期間を経過した後は、課長は件名簿と照合し、次の年度の4月10日までに総務課長に引継がなければならない。

2 課長は異動の辞令を受けたときは、文書の引継ぎは件名簿と文書を照合し、件名簿に引継ぎの年月日及び引継ぎ完了の確認印を押印して、所属の部長に報告を行って引継ぎを行わなければならない。

3 前項の引継ぎについては、所属の部長は適切な指示を与えなければならない。

(文書の保存年及び種類)

第67条 文書の保存年は、永久、10年、5年、3年、1年保存の5区分とする。

2 前項の年別保存の文書の種類は別に定める。

3 文書の保存年限は、文書完結の属する年度の翌年度から起算する。

(文書の保存)

第68条 文書の保存は総務課において行う。

(保存文書の編集)

第69条 各課長から保存のために引継ぎを受けた保管文書(以下「保存文書」という。)次の各号により編集する。

(1) 編集は会計年度をもって行うが、特別の事情があって会計年度により難いと総務課長が認めた場合は暦年をもって行うことができる。

(2) 編集は文書分類毎の保存年限別に行う。

(3) 編集は完結年月日順に行う。

(4) 2以上に関係ある文書は、主題が最も深い文書分類に分類する。

(5) 編集簿冊の厚さは、1冊10センチメートルを限度とし、これを超えるものは分冊する。

(6) 文書に附属する図面、写真、模型等で文書とともに編集することが困難なものは、別に袋に収容するか又は結束して文書との関係を記載する。

(7) 編集した簿冊の表紙には、当該年度、名称及び部課名を記載し、背表紙に前記のほか文書の分類、保存期間、分冊したものはその冊数等必要事項を記載しなければならない。

(8) その他編集に必要な事項は、総務課長が指示する。

(文書の収蔵、管理)

第70条 保存文書は、総務課長の査閲を受けた後、常時使用の必要があると認めるものを除き書庫に収蔵する。

2 保存文書で常時使用の必要があると認められるものは、所管課長において保存することができる。

3 書庫内の書棚には見やすい箇所に保存年限別及び年度別の表示その他必要事項を表示して出納に便利な方法をとらなければならない。

4 書庫は常に整理し、重要なものは天災、地変の災害に対して直ちに持ち出せるように配置し、紛失、盗難、火災等の予防を完全にしなければならない。

5 書庫内においては、喫煙その他一切の火気を使用することを厳禁する。

6 保存文書を収蔵する書庫の管理は、総務課長とし管理、保存のために必要な事項は総務課長が指示する。

(保存文書の貸出し)

第71条 保存文書の閲覧若しくは貸出しを受けようとする者は総務課長又は総務課長が指名する職員に申出て行うものとする。

2 前項により保存文書の貸出しを行った場合は、借覧者の所属氏名及び年月日を記録しておかなければならない。

3 保存文書の貸出しは1日を単位とするか、止むを得ない理由により長期にわたり貸出しの必要があるときは、総務課長に申出て許可を受けなければならない。

(借覧人の心得)

第72条 前条の規定により保存文書の貸出しを受けた者は、次にかかげる事項を厳守しなければならない。

(1) 破損、汚損又は紛失することのないように特に留意すること。

(2) 誤って破損、汚損又は紛失したときは、速やかに総務課長に申出て指示を受けなければならない。

(3) 文書の中味を抜き取ったり、取り替えたりしてはならない。

(4) 返納すべき期日に遅れてはならない。

(5) 文書は庁外に持ち出したり又は直接関係のない職員及び部外の者に再貸出、閲覧をさせてはならない。ただし、総務課長(第70条第2項の文書にあっては所管課長)の許可を得たときはこの限りでない。

(平31訓令3・一部改正)

第11章 文書の廃棄

(保存文書の廃棄)

第73条 保存期間の満了した文書は、総務課長は関係課長と合議の上、上司の決裁を得て廃棄する。

2 前項の廃棄に当たり、法令等により他の官公署等と協議を要するものがあるときは、協議を了してから前項による手続きを経て廃棄する。

3 廃棄の決裁を受けたときは、件名簿にその年月日を記入しなければならない。

(保存期間の延長)

第74条 保存期間を満了した文書又は保存中の文書で保存期間の延長を必要とする事由が発生したときは、その文書を完結した課の長は総務課長と合議し更に期間を延長することができる。

(保管文書の廃棄)

第75条 第66条の規定により保管期間を経過し、かつ保存期間の満了している文書は、第73条の規定により保管を行っていた所管課長は廃棄の処分をしなければならない。

(記録外文書の廃棄)

第76条 第62条第4項に規定する記録外文書は、努めて廃棄するよう心掛け第5条に規定する文書の保管及び保存に支障となるようなことがあってはならない。

2 登録外文書を書庫において保存しようとするときは、総務課長の許可を受けなければならない。

3 記録外文書の廃棄は所管課長が適宜行うものとする。

(廃棄処置)

第77条 廃棄の決裁を得た文書で、機密に属するもの又は印影を利用されるおそれのあるものは、焼却、裁断、消去等の処置を講じ、廃棄後他に利用されることのないようにしなければならない。

第12章 補則

(補則)

第78条 この細則の実施に関し必要な事項は、別に定める。

(平19訓令8・一部改正)

1 この細則は、昭和45年9月1日から実施する。

2 この細則実施のさい現に使用している様式については、この細則に定める方法により実施したものとみなす。

3 この細則実施のさい現に各課が保管している文書のうち、昭和44年4月1日から昭和46年3月31日までに完結又は完結する文書は、第61条から第65条までの規定により保管しなければならない。

4 この細則実施のさい現に各課が保管又は保存している文書で、昭和44年3月31日までに完結している文書は、第66条第67条及び第75条により種類別、保存年限別に区分して、市長が定める日までに総務課長に引継ぎを行い、廃棄処分の必要ある文書は廃棄しなければならない。

5 この細則の実施に当たり、昭和45年9月1日から実施が困難であると市長が認める条項については、その実施を延期し又は期日を定めて変更することができる。

(昭和45年12月5日野田市訓令第17号)

この細則は、公布の日から施行する。

(昭和52年4月22日野田市訓令第4号)

この細則は、公布の日から施行する。

(昭和52年11月1日野田市訓令第10号)

この細則は、公布の日から施行する。

(昭和53年7月10日野田市訓令第9号)

この細則は、昭和53年9月1日から施行する。

(昭和54年10月5日野田市訓令第6号)

この細則は、公布の日から施行する。

(昭和54年12月26日野田市訓令第13号)

この細則は、昭和55年1月1日から施行する。

(昭和55年9月16日野田市訓令第3号)

この細則は、公布の日から施行する。

(昭和56年10月3日野田市訓令第10号)

この細則は、公布の日から施行する。

(昭和57年6月7日野田市訓令第5号)

この細則は、公布の日から施行する。

(昭和59年9月29日野田市訓令第9号)

この細則は、昭和59年10月1日から施行する。ただし、別表第1の改正規定中「

と畜場

野環環(と)

」を削る部分は、昭和59年11月1日から施行する。

(昭和61年4月28日野田市訓令第4号)

この細則は、公布の日から施行する。

(昭和62年4月8日野田市訓令第3号)

この細則は、公布の日から施行する。

(平成元年3月31日野田市訓令第4号)

この細則は、平成元年4月1日から施行する。

(平成2年2月9日野田市訓令第1号)

この細則は、平成2年4月1日から施行する。

(平成3年3月30日野田市訓令第3号)

この細則は、平成3年4月1日から施行する。

(平成5年3月31日野田市訓令第2号)

この細則は、平成5年4月1日から施行する。

(平成6年5月2日野田市訓令第6号)

この細則は、公布の日から施行する。

(平成7年3月15日野田市訓令第2号)

この細則は、平成7年4月1日から施行する。

(平成8年3月29日野田市訓令第3号)

この細則は、平成8年4月1日から施行する。

(平成9年8月11日野田市訓令第9号)

この細則は、公布の日から施行し、改正後の野田市文書管理細則別表第1の規定は、平成9年8月1日から適用する。

(平成9年10月1日野田市訓令第12号)

この細則は、平成10年4月1日から施行する。

(平成9年12月25日野田市訓令第13号)

この細則は、平成10年1月1日から施行する。

(平成10年5月1日野田市訓令第3号)

この細則は、公布の日から施行する。

(平成10年9月30日野田市訓令第6号)

この細則は、平成11年4月1日から施行する。

(平成10年10月23日野田市訓令第9号)

この細則は、平成10年11月1日から施行する。

(平成11年3月26日野田市訓令第4号)

この細則は、平成11年4月1日から施行する。

(平成12年1月21日野田市訓令第1号)

この細則は、平成12年4月1日から施行する。

(平成12年10月6日野田市訓令第14号)

この細則は、平成13年4月1日から施行する。

(平成13年3月29日野田市訓令第5号)

この細則は、平成13年4月1日から施行する。

(平成14年12月27日野田市訓令第14号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成15年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の既存の訓令の規定に基づき作成された様式は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(平成15年6月4日野田市訓令第3号)

この訓令は、平成15年6月6日から施行する。

(平成16年3月30日野田市訓令第3号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(平成18年3月31日野田市訓令第5号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年3月30日野田市訓令第6号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年9月28日野田市訓令第8号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(平成21年3月31日野田市訓令第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成22年3月30日野田市訓令第7号抄)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成23年3月31日野田市訓令第1号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(平成26年3月28日野田市訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(平成27年3月31日野田市訓令第3号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(平成28年3月31日野田市訓令第3号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成29年3月29日野田市訓令第1号抄)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(平成30年3月30日野田市訓令第1号抄)

(施行期日)

1 この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(平成30年12月21日野田市訓令第7号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(平成31年3月28日野田市訓令第3号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(令和元年9月20日野田市訓令第4号)

この訓令は、令和元年10月1日から施行する。

(令和4年3月31日野田市訓令第2号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(令和5年3月31日野田市訓令第2号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

別表(第7条の2第5号)

(平18訓令5・平19訓令6・平21訓令3・平22訓令7・平23訓令1・平26訓令3・平27訓令3・平29訓令1・平30訓令1・平31訓令3・令元訓令4・令4訓令2・令5訓令2・一部改正)

室又は部

課等名

記号

市政推進室

野市政

PR推進室

野P推

企画財政部

企画調整課

野企企

財政課

野企財

課税課

野企課

収税課

野企収

総務部

総務課

野総総

人事課

野総人

行政管理課

野総行

情報政策課

野総情

管財課

野総管

営繕課

野総営

市史編さん担当

野総総(市)

工事検査担当

野総総(工)

市民生活部

市民課

野市市

出張所

野市市( )←各出張所の頭文字

支所

野市支

国保年金課

野市国

市民生活課

野市生

防災安全課

野市防

自然経済推進部

商工労政課

野自商

農政課

野自農

みどりと水のまちづくり課

野自み

スポーツ推進課

野自ス

環境部

清掃計画課

野環清

環境保全課

野環環

清掃管理課

野環管

土木部

管理課

野土管

道路サービス課

野土サ

道路建設課

野土道

下水道課

野土下

用地課

野土用

都市部

都市計画課

野都都

都市整備課

野都整

梅郷駅西土地区画整理事務所

野都梅

愛宕駅周辺地区市街地整備事務所

野都愛

関宿地区土地区画整理事務所

野都関

福祉部

生活支援課

野福生

障がい者支援課

野福障

高齢者支援課

野福高

人権・男女共同参画推進課

野福人

福祉会館

野福人( )←各福祉会館の頭文字

こぶし園

野福こ

健康子ども部

児童家庭課

野健児

子ども保育課

野健保

子ども家庭総合支援課

野健子

保健センター

野健セ

 

会計管理者

野会計

野田市文書管理細則

昭和45年9月1日 訓令第11号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第3類 職制及び処務/第2章 文書・公印
沿革情報
昭和45年9月1日 訓令第11号
昭和45年12月5日 訓令第17号
昭和52年4月22日 訓令第4号
昭和52年11月1日 訓令第10号
昭和53年7月10日 訓令第9号
昭和54年10月5日 訓令第6号
昭和54年12月26日 訓令第13号
昭和55年9月16日 訓令第3号
昭和56年10月3日 訓令第10号
昭和57年6月7日 訓令第5号
昭和59年9月29日 訓令第9号
昭和61年4月28日 訓令第4号
昭和62年4月8日 訓令第3号
平成元年3月31日 訓令第4号
平成2年2月9日 訓令第1号
平成3年3月30日 訓令第3号
平成5年3月31日 訓令第2号
平成6年5月2日 訓令第6号
平成7年3月15日 訓令第2号
平成8年3月29日 訓令第3号
平成9年8月11日 訓令第9号
平成9年10月1日 訓令第12号
平成9年12月25日 訓令第13号
平成10年5月1日 訓令第3号
平成10年9月30日 訓令第6号
平成10年10月23日 訓令第9号
平成11年3月26日 訓令第4号
平成12年1月21日 訓令第1号
平成12年10月6日 訓令第14号
平成13年3月29日 訓令第5号
平成14年12月27日 訓令第14号
平成15年6月4日 訓令第3号
平成16年3月30日 訓令第3号
平成18年3月31日 訓令第5号
平成19年3月30日 訓令第6号
平成19年9月28日 訓令第8号
平成21年3月31日 訓令第3号
平成22年3月30日 訓令第7号
平成23年3月31日 訓令第1号
平成26年3月28日 訓令第3号
平成27年3月31日 訓令第3号
平成28年3月31日 訓令第3号
平成29年3月29日 訓令第1号
平成30年3月30日 訓令第1号
平成30年12月21日 訓令第7号
平成31年3月28日 訓令第3号
令和元年9月20日 訓令第4号
令和4年3月31日 訓令第2号
令和5年3月31日 訓令第2号